Изпълнителна агенция
ПРОГРАМЕН ОПЕРАТОР НА ПРОГРАМНА ОБЛАСТ „ДЕЦА И МЛАДЕЖИ В РИСК”
В Меморандума за разбирателство за изпълнението на ФМ на ЕИП 2009-2014, подписан между Исландия, Княжество Лихтенщайн и Кралство Норвегия от една страна, и от Република България от друга, Министерство на образованието и науката е определено да бъде програмен оператор на програмна област BG06 „Деца и младежи в риск”. Ангажиментите по програмата се изпълняват от отдел „Външни европейски програми” към главна дирекция „Структурни фондове и международни образователни програми”.
Функции на Програмния оператор:
Програмният оператор е отговорен за подготовката и изпълнението на програмата BG06 „Деца и младежи в риск“ в съответствие с принципите на ефективност и ефикасност и в частност отговаря за:
1. Това, проектите да допринесат за постигането на общите цели на Финансовия механизъм на Европейското икономическо пространство 2009-2014 и да допринесат за постигането на специфичните резултати и цели на програмата; за спазването на настоящите правила, програмното споразумение и приложимото национално и европейско законодателство през всички фази на изпълнение на програмата;
2. Събиране на апликационни форми, избор на проекти, които да бъдат финансирани, за изготвяне и подписване на договори за изпълнение на всеки един избран проект;
3. Верифициране на резултатите от проекта и гарантиране, че декларираните разходи от изпълнителите на проектите са действително извършени;
4. Своевременното извършване на плащанията на авансите, междинните и окончателните верифицирани разходи по проектите;
5. Качественото изпълнение на програмата и удостоверяване на развитието на проектите спрямо очакваните резултати, включително чрез извършването на мониторинг и/или проверки на място на проектите, осъществявани по предварителен план веднъж годишно;
6. Провеждане на годишен мониторинг на извадка от проекти, избрани въз основа на оценката на риска на проектите, както и на проекти, избрани на случаен принцип, ако е необходимо;
7. Удостоверяване, че безвъзмездната финансова помощ, предоставена по проекта, се използва само за целите на проекта и се разходва съобразно споразумението за изпълнение; за гарантиране, че всички активи, част от програмата, се използват само за целите, описани в програмното споразумение;
8. Осигуряване на система за записване и съхранение в електронен вид на счетоводните записи на всеки проект, част от програмата (използване на SAP);
9. Поддържане на архив, в който се съхраняват всички необходими документи относно изпълнението на проектите, свързани с финансовото управление, отчитането, мониторинга, верифицирането, одита и оценката на проектите;
10. Създаването на организационна структура в Програмния оператор, която осигурява независимост и функционално разделяне на служителите, отговорни за верифицирането на исканията за плащане, от останалите, отговорни за изпълнението на програмата;
11. Съгласно различни разпоредби на националното законодателство на страната бенефициент, за създаването и поддържането на отделна сметка, определена за средствата за възстановяване на извършените разходи на проектните изпълнители;
12. Поддържането, от отделните изпълнители на проекти, на аналитично осчетоводяване на разходите по проекта или на адекватен счетоводен код за всички транзакции, свързани с проекта, без да се нарушават националните счетоводни стандарти, с цел поддържане на адекватна одитна пътека;
13. Осигуряване на прозрачност и достъпност на документите относно изпълнението на всички дейности по програмата и проектите;
14. Предоставянето на Сертифициращия орган, за целите на сертифицирането, на цялата необходима информация относно извършените процедури и верификация, свързани с разходи по проектите;
15. Изготвянето и изпращането на междинните финансови отчети, годишните отчети за програмата, крайните отчети по програмата и отчети за реализираните печалби от лихви към Офиса на ФМ;
16. Изпращането до Сертифициращия орган на прогноза за вероятния брой формуляри за плащания, който е необходим, за да изпълни своите задължения СО;
17. Осигуряването на специфични статистически данни за проектите и за поддържането на база данни съгласно Ръководството за Програмни оператори;
18. Предоставянето на всички документи и информация, свързани с изпълнението на програмата и проектите, които са част от нея, при поискване от Комитета на Финансовия механизъм и Национално координационно звено в рамките на разумен период от време;
19. Ангажирането на изпълнителите на проекти и удостоверяване на способността им да осъществят поетите в споразумението задължения;
20. Вземането на всички необходими и адекватни мерки за предотвратяване, идентифициране и неутрализиране на всички случаи на подозирани или действителни нередности, за незабавното им разследване и ефективното и правилното им докладване и премахване, включително извършването на подходящи финансови корекции;
21. Спазването на местното, националното и европейското законодателство (включително, но не само, законодателството за околната среда, обществените поръчки и държавните помощи);
22. Спазването на всички останали задължения, поети в програмното споразумение.
Програмният оператор трябва да спазва изискванията на Офиса на Финансовия механизъм на Европейското икономическо пространство за информираност и публичност. Той трябва да предоставя информация за съществуването, целите и изпълнението на програмата, както и за осъществяването на партньорство с организации от страните донори чрез следните мерки:
1. Изготвяне и осъществяване на Комуникационен план на програмата;
2. Провеждане на най-малко две главни информационни дейности относно развитието на програмата и проектите включени в нея, като например семинар или конференция със заинтересованите страни, пресконференция или друго информационно събитие;
3. Създаване и поддържане на интернет сайт, предназначен специално за програмата, на български и на английски език, съдържащ информация за всички обяви за набиране на предложения и всички проекти, одобрени за финансиране, двустранните връзки между страните донори и страната-бенефициент, контакти и свързани с програмата документи;
4. Програмният оператор трябва да гарантира, че изпълнителите на проекти изпълняват задълженията си за осигуряване на обществено достъпна информация и публичност в съответствие с изискванията;
5. Програмният оператор трябва да изпълнява изискванията на Комитета на Финансовия механизъм за електронно предоставяне на информация.
